Política de privacidad

Esta Política de privacidad describe cómo ATP Consulting LLC ("ATP Consulting", "nosotros" o "nuestro") recopila, usa, comparte y protege la información relacionada con CivicScribe (el "Servicio"), una herramienta que graba, transcribe y resume reuniones públicas para que los procedimientos cívicos sean accesibles y se puedan buscar.

Al acceder al Servicio o usarlo, usted reconoce que ha leído y entendido esta Política de privacidad. Si no está de acuerdo con ella, no use el Servicio.

Quiénes somos

CivicScribe es operado por ATP Consulting LLC, una sociedad de responsabilidad limitada de New Hampshire. ATP Consulting es el responsable de la información que se procesa a través del Servicio. Puede comunicarse con nosotros por los medios de contacto que aparecen al final de esta política.

Información que recopilamos

Recopilamos las siguientes categorías de información:

Contenido de las reuniones

Grabaciones de audio de las reuniones captadas a través del Servicio, las transcripciones generadas a partir de ese audio, las etiquetas de los participantes y los nombres que se les asignen, y los resúmenes generados por IA. Este contenido puede incluir las voces, los nombres y las declaraciones de los participantes de la reunión y de las personas del público que hablen durante una reunión.

Información de la cuenta

Si usted tiene una cuenta de personal o de administrador, guardamos su correo electrónico, una contraseña protegida con un hash seguro, el rol que tiene asignado y la actividad básica de la cuenta necesaria para operar el Servicio.

Datos de la grabación

Cuando el personal de un municipio suscrito, o nuestro equipo, inicia una grabación o sube una grabación, recopilamos la URL o el origen de la reunión, el nombre del organismo público, la declaración del miembro del personal sobre la base legal para grabar (por ejemplo, que se trata de una reunión abierta de un organismo público, o que está autorizado de otro modo), cualquier solicitud de publicar la reunión y, si se proporciona, un correo electrónico para recibir avisos cuando termine el proceso.

Datos técnicos y de uso

Recopilamos datos técnicos limitados, entre ellos las direcciones IP (que se usan para limitar la frecuencia de las solicitudes y prevenir abusos), las cookies de sesión que mantienen autenticado al personal que inició sesión y los tokens de visualización de una sola reunión, que dan acceso privado temporal a un resultado.

Cómo usamos la información

• Proporcionar, operar, mantener y mejorar el Servicio.
• Grabar, transcribir, resumir y publicar el contenido de las reuniones según se indique.
• Autenticar las cuentas del personal y proteger el Servicio.
• Prevenir abusos, aplicar los límites de uso y proteger la integridad del Servicio.
• Responder a sus solicitudes y comunicarnos con usted sobre el Servicio.
• Cumplir con las obligaciones legales y hacer cumplir nuestros Términos de servicio.

Publicación y el registro público

Cuando una reunión se publica en la biblioteca pública, su transcripción, su resumen, sus temas y el audio correspondiente quedan accesibles al público y se pueden buscar. El contenido publicado está pensado como un registro público duradero y puede ser almacenado en caché, indexado por los motores de búsqueda o copiado por terceros. Retirar contenido del Servicio puede no eliminar las copias que otras personas ya hayan hecho.

Las transcripciones y los resúmenes son generados por sistemas automatizados y pueden contener errores. No son un registro oficial de ninguna reunión.

Cómo se graban las reuniones

Las reuniones se graban con aviso. Cuando el asistente de grabación se une a una reunión, se identifica en la lista de participantes y publica un aviso de que la reunión se está grabando para ofrecer subtítulos en vivo y una transcripción. En el caso de las reuniones abiertas de organismos públicos de Massachusetts, la grabación está permitida por la ley de reuniones abiertas de Massachusetts (Open Meeting Law), G.L. c. 30A, § 20. La responsabilidad por la base legal para grabar cualquier reunión corresponde al municipio cuyo personal inicia la grabación o sube la grabación, como se describe en nuestros Términos de servicio.

Proveedores de servicios y procesamiento internacional

Compartimos información con proveedores de servicios externos que la procesan en nuestro nombre, solo en la medida necesaria para operar el Servicio:

• Recall.ai: proporciona el asistente de grabación que se une a las reuniones y las graba.
• AssemblyAI: transcribe el audio de las reuniones e identifica a quienes hablan.
• Anthropic: genera los resúmenes de las reuniones a partir de las transcripciones.
• Supabase: base de datos y almacenamiento de los datos y el audio de las reuniones.
• Railway: alojamiento e infraestructura de la aplicación.
• Resend: envío de correos electrónicos transaccionales, cuando los avisos por correo electrónico están activados.

Estos proveedores pueden procesar datos en los Estados Unidos. No vendemos información personal y no la compartimos para publicidad conductual entre contextos.

Conservación de datos

Conservamos el contenido de las reuniones mientras permanezca en el Servicio o hasta que el personal lo elimine o se elimine a solicitud. La información de la cuenta se conserva mientras exista la cuenta. Los datos técnicos, como los registros de límites de frecuencia basados en la IP, se conservan solo el tiempo necesario para la seguridad y la prevención de abusos. El contenido publicado puede permanecer como parte del registro público hasta que se retire.

Seguridad

Usamos medidas administrativas y técnicas razonables para proteger la información, entre ellas el cifrado en tránsito, las contraseñas protegidas con hash, las credenciales de servicio con alcance limitado y los controles de acceso. Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro, y no podemos garantizar una seguridad absoluta.

Sus derechos y opciones

Según el lugar donde se encuentre, usted puede tener derecho a acceder, corregir o eliminar la información personal sobre usted, o a oponerse a ciertos tratamientos o a limitarlos. Para ejercer estos derechos, comuníquese con nosotros por los medios que aparecen abajo y le responderemos conforme a la ley aplicable. En el caso del contenido que forma parte del registro público de un procedimiento gubernamental, nuestra capacidad de modificarlo o retirarlo puede ser limitada.

Retirar o corregir contenido publicado

Si usted aparece identificado en una reunión publicada y desea pedir una corrección o que se retire, por ejemplo como persona del público que habló durante el período de comentarios públicos, comuníquese con nosotros o con el municipio que publicó la reunión, con suficientes detalles para ubicar el contenido. Las reuniones de un municipio son registros de ese municipio, y el municipio decide sobre las solicitudes relacionadas con ellas: le pasamos su solicitud al municipio y actuamos según sus instrucciones. En el caso de una reunión de muestra que publicamos nosotros mismos, revisamos la solicitud y actuamos cuando corresponda, sopesando los intereses de la persona frente al interés público en un registro cívico exacto.

Cookies

El Servicio usa una pequeña cantidad de cookies estrictamente necesarias, principalmente para mantener autenticado al personal que inició sesión. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

Privacidad de los niños

El Servicio no está dirigido a niños menores de 13 años, y no recopilamos a sabiendas información personal de niños. Sin embargo, personas del público, incluidos menores de edad, pueden aparecer en las grabaciones de reuniones públicas; las solicitudes sobre ese contenido se pueden hacer por los medios de contacto que aparecen abajo.

Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de privacidad de vez en cuando. Los cambios importantes se reflejarán al actualizar la fecha de "Última actualización" que aparece arriba. Si usted sigue usando el Servicio después de que los cambios entren en vigor, se considera que acepta la política revisada.

Contáctenos

Puede enviar sus preguntas o solicitudes sobre esta Política de privacidad a ATP Consulting LLC a veravoss@atpconsultancy.com.